Huishoudelijk Reglement

 
 
     L.S.C. ALECTO

 

 
 
 
 
 
 
 
LIDMAATSCHAP

Artikel 1

Het lidmaatschap is bindend voor de duur van het boekjaar (tot en met 31 juni) en gaat stilzwijgend door van boekjaar tot boekjaar, behoudens beëindiging als voorzien in de artikelen 8 en 9 van de Statuten.

Opzegging door een lid kan slechts geschieden vóór 1 juli. Van de opzeggingstermijn kan door het bestuur ontheffing worden verleend indien naar het oordeel van het bestuur sprake is van gewichtige redenen.

  

SOORTEN LEDEN

Artikel 2

In aanvulling op het gestelde in de Statuten, artikelen 4 tot en met 9, kent de vereniging de

volgende soorten leden.

1.        Gewone leden

De peildatum voor de leeftijdsindeling is 1 oktober van het lopende verenigingsjaar.

a.       Seniorleden, 25 jaar of ouder

b.       Seniorleden, ouder dan 18 jaar en jonger dan 25 jaar

c.       Trimleden en trainingsleden, 18 jaar of ouder, en niet deelnemend aan de competitie

d.       LG-leden, 18 jaar of ouder.

2.        Aspirant-leden

De peildatum voor de leeftijdsindeling is 1 oktober van het lopende verenigingsjaar.

a.       Junioren A, 16 jaar of ouder, maar nog geen 18 jaar

b.       Junioren B, 14 jaar of ouder, maar nog geen 16 jaar

c.       Junioren C, 12 jaar of ouder, maar nog geen 14 jaar

d.       Junioren D, 10 jaar of ouder, maar nog geen 12 jaar

e.       Jongste jeugd, 8 jaar of ouder, maar nog geen 10 jaar

f.         Jongste jeugd, jonger dan 8 jaar

g.       Trainingsleden, jonger dan 18 jaar, en niet deelnemend aan de competitie

h.       LG-leden, jonger dan 18 jaar.

3.        Niet-spelende leden

Niet-spelende leden hebben geen speelrechten maar kunnen wel aan de overige verenigingsactiviteiten deelnemen.

4.        Bijzondere leden

Bijzondere Leden zijn diegenen die zich, niet alleen ten behoeve van de club, maar ook voor het hockey in het algemeen, langdurig en/of in buitengewone mate, verdienstelijk hebben gemaakt.

Het bijzonder lid:

-          is vrijgesteld van het betalen van contributie met dien verstande dat dit voor Leden van verdienste niet geldt als zij hockeyen.

-          heeft toegang tot de Algemene Vergadering

-          wordt uitgenodigd voor algemene activiteiten en bijeenkomsten die door het bestuur worden geïnitieerd.

  

AANMELDING en TOELATING tot het lidmaatschap

Artikel 3

1.       Het aanvragen van het lidmaatschap geschiedt door middel van het (per mail) inzenden van een volledig ingevuld en ondertekend, door het bestuur daartoe vastgesteld, inschrijfformulier. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als aspirant-lid indien het inschrijfformulier mede ondertekend wordt door hun wettige vertegenwoordiger.

2.       De toelating van leden wordt hen schriftelijk (per mail) bevestigd.

3.       De Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Alecto Huis- & Gedragsregels worden de leden via de website ter beschikking gesteld. Door lid te worden van de vereniging onderwerpen alle leden zich aan de bij het aangaan van hun lidmaatschap geldende Huishoudelijke Reglement en de Alecto Huis- & Gedragsregels evenals de wijzigingen in de toekomst daarvan.

4.       Leden zijn verplicht adreswijzigingen en wijzigingen van telefoonnummer schriftelijk/per mail/via internet aan de ledenadministratie te melden.

 

CONTRIBUTIE

Artikel 4

1.       Gewone leden en aspirant-leden zijn aan de vereniging verschuldigd:

a.       entreegeld (eenmalig)

b.       contributie.

2.       Niet-spelende leden zijn contributie verschuldigd.

3.       Ereleden en leden van verdienste (deze laatste alleen mits niet-hockeyend) zijn niet contributieplechtig.

4.       Nieuwe gewone en aspirant-leden dienen eenmalig een jaarlijks tijdens de begrotingsvergadering door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen.

5.       Elk gewoon, aspirant- en niet-spelend lid van de vereniging is verplicht tot betaling van een jaarlijks tijdens de begrotingsvergadering door de algemene vergadering vast te stellen contributie.

6.       De contributiefacturen voor veld- en zaal- en midwinterhockey worden medio september verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De betalingstermijn is vastgesteld op dertig dagen na de factureringsdatum.

7.       Gewone, aspirant- en niet-spelende leden verplichten zich bij hun toetreding tot de vereniging hun contributie te voldoen door middel van een automatisch incasso. Hiertoe wordt aan deze leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend kunnen machtigen - tot wederopzegging - tot het incasseren van de contributie.

8.       Bij de automatische incasso zal in twee gelijke termijnen worden geïncasseerd, waarvan de eerste vervalt op 15 oktober en de laatste op 15 januari van het lopende boekjaar. Indien de bank, om welke reden dan ook, afgeschreven gelden storneert op de rekening van het lid dat een machtiging heeft afgegeven zal de vereniging alsnog een contributiefactuur verzenden teneinde het lid in de gelegenheid te stellen aan zijn betalingsverplichting te voldoen. In dat geval wordt de vervaldatum gesteld op één maand na de verzenddatum en zijn administratiekosten verschuldigd. Na het verstrijken van deze vervaldatum kan, indien betaling niet heeft plaatsgevonden, een invorderingsprocedure worden gestart. De kosten hiervan komen voor rekening van het lid.

9.       Een lid dat twee maanden na de vervaldatum nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit reglement, krijgt een speel- en trainingsverbod opgelegd door het bestuur.

10.   Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid richt hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur.

 

RECHTEN en VERPLICHTINGEN van gewone, aspirant- en niet spelende leden en

ouders van aspirant-leden

Artikel 5

1.       Gewone en niet spelende leden hebben stemrecht tijdens algemene vergaderingen.

2.       Rechten van ouders of andere wettelijke vertegenwoordigers van aspirant-leden:

-          zijn verkiesbaar en benoembaar in alle functies van de vereniging

-          mogen het woord voeren en interpelleren op algemene vergaderingen.

3.       Alle leden en ouders van aspirant-leden zijn verplicht zich sportief te gedragen, de Alecto Huis- & Gedragsregels te respecteren en te voorkomen dat door hun optreden of gedrag het clubbelang wordt geschaad.

4.       De gewone leden en de aspirant-leden vanaf 15 jaar zijn verplicht in het bezit te zijn van een Clubscheidsrechterskaart. De vereniging organiseert cursussen ter voorbereiding op het examen.

5.       De gewone leden en ouders van aspirant-leden verplichten zich, behoudens dispensatie van het bestuur, de door of namens het bestuur gepubliceerde diensten, en de op het inschrijfformulier – als bedoeld onder artikel 3 sub 1 - aangegeven taken, die voor het goed functioneren der vereniging noodzakelijk zijn, te verrichten.

 

SCHORSING

Artikel 6

1.       Het bestuur is bevoegd een lid voor een tijdvak van ten hoogste drie maanden te schorsen, indien dat lid zich schuldig maakt aan ernstige overtreding van de Alecto Huis- & Gedragsregels, door het bestuur vastgestelde reglementen of het KNHB wedstrijdreglement. Het bestuur is verplicht bij overtreding van het gestelde in het bestuursreglement alcohol sancties aan betrokkene(n) op te leggen. Deze kunnen een schorsing inhouden. Artikel 26 is daarbij eveneens van toepassing.

2.       Het bestuur zal hierbij, alvorens tot schorsing over te gaan, het betrokken lid horen en in geval van schorsing het betrokken lid schriftelijk in kennis stellen van de genomen maatregel, zo mogelijk een week vóór de datum van ingang van de schorsing. Schorsing heeft tot gevolg dat aan het betrokken lid de aan het lidmaatschap verbonden rechten worden ontzegd. Schorsing doet de verplichtingen jegens de vereniging onverminderd voortduren.

3.       Een speler die een rode kaart heeft gekregen wordt automatisch geschorst voor de eerstvolgende competitiewedstrijd. Deze straf wordt in mindering gebracht op de door de KNHB opgelegde straf.

 

BEROEP SCHORSING

Artikel 7

1.       Ieder lid kan tegen een hem opgelegde schorsing in beroep gaan bij het bestuur. Het bestuur is bevoegd om na horen van de relevante partijen de schorsing te sanctioneren of op te heffen. Ieder lid kan tegen een hem door het bestuur opgelegde schorsing in beroep gaan bij de Algemene Vergadering.

2.       Indien het betrokken lid dat wenst, dient hij binnen één week na ontvangst van de schriftelijke in kennisstelling schriftelijk en per aangetekende post, melding te maken van zijn beroep bij het bestuur. Het bestuur zal dan binnen één maand na ontvangst van dit beroep de schorsing voorleggen aan de Algemene Vergadering. Hangende het beroep wordt de schorsing opgeschort. Het betrokken lid heeft het recht de Algemene Vergadering bij te wonen en zijn zaak te bepleiten. Wanneer de Algemene Vergadering zich bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen tegen de schorsing uitspreekt, wordt deze teniet gedaan.

 

ONTZETTING UIT HET LIDMAATSCHAP

Artikel 8

Ontzetting uit het lidmaatschap als gewoon lid, aspirant-lid, bijzonder of buitengewoon lid kan plaatshebben ten aanzien van:

1.       Leden die op de laatste dag van het lopende boekjaar niet volledig aan hun geldelijke verplichtingen hebben voldaan.

2.       Leden die, nadat op hen de in artikel 6 van dit reglement genoemde maatregel is toegepast, voortgaan met zich schuldig te maken aan enige overtreding in dat artikel genoemd of door hun woorden of gedragingen de goede naam van de vereniging schaden.

3.       Leden die door de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond als lid zijn ontzet.

De ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door middel van een schriftelijke kennisgeving, die door het bestuur aan de betrokkene aangetekend wordt toegezonden. Het bestuur zal, alvorens tot ontzetting over te gaan, het betrokken lid horen en in geval van een definitief besluit tot ontzetting het betrokken lid schriftelijk in kennis stellen van de genomen maatregel, zo mogelijk één week vóór de datum van ingang van de ontzetting.

Ontzetting uit het lidmaatschap doet alle na die ontzetting ontstane verplichtingen vervallen. De reeds vóór de ontzetting verschuldigde gelden zijn terstond invorderbaar.

 

BEROEP TEGEN ONTZETTING UIT HET LIDMAATSCHAP

Artikel 9

Indien een hiervoor onder artikel 7, sub 1 en sub 2 bedoeld lid tegen zijn ontzetting uit het lidmaatschap in beroep wil gaan, gelden de in artikel 8 van de Statuten gestelde regels.

 

BESTUUR

Artikel 10

De bestuursleden worden rechtstreeks gekozen door de leden op de overeenkomstig artikel 14 van de Statuten te houden Algemene Vergadering. De gekozen leden treden direct in functie. Een in een tussentijdse vacature benoemd bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorganger. Zij die in dienstverband staan tot Alecto kunnen geen deel uitmaken van het bestuur. Het bestuur beheert de zaken van de vereniging overeenkomstig de Statuten en de daarop gegronde reglementen en is jegens de Algemene Vergadering verantwoordelijk voor een goede uitoefening van het bestuur, waaronder het hockeytechnisch beleid, het financieel beleid en een zorgvuldig beheer van de eigendommen van de vereniging. Het bestuur ziet erop toe dat de posten van de in de Algemene Vergadering goedgekeurde begroting niet anders dan op goede gronden worden overschreden.

 

VOORZITTER

Artikel 11

De voorzitter belegt de bestuursvergaderingen.

Hij presideert de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur.

Hij heeft het recht de discussie te sluiten als hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht maar is verplicht de discussie te heropenen indien een meerderheid van de stemgerechtigde leden de wens hiertoe te kennen geeft.

Hij bekrachtigt door zijn handtekening de notulen, de algemene financiële jaarverslagen, de begroting en belangrijke stukken.

Hij brengt op de jaarlijkse Algemene Vergadering, tevens resultatenvergadering, verslag uit van het afgelopen verenigingsjaar, waarbij de jaarverslagen van de commissies moeten zijn opgenomen.

Hij initieert het maken en vaststellen van een meerjaren beleidsplan en bewaakt de voortgang daarvan.

Bij ontstentenis van de voorzitter wordt hij vervangen door de vicevoorzitter.

 

VICE-VOORZITTER

Artikel 12

De vicevoorzitter treedt bij afwezigheid van de voorzitter op als voorzitter in de zin van artikel 10.

Bij afwezigheid van de voorzitter en vicevoorzitter worden dezen vervangen door één der andere bestuursleden.

 

SECRETARIS

Artikel 13

De secretaris voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur en tekent alle stukken die van de vereniging uitgaan, behalve de stukken die specifiek bij een commissie horen.

Hij is verplicht om van alle uitgaande stukken afschriften te archiveren.

Hij maakt notulen van alle bestuursvergaderingen en Algemene Vergaderingen en zorgt dat deze na goedkeuring op de eerstvolgende vergadering door de voorzitter en hem worden ondertekend.

Hij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenlijst.

Hij geeft de leden bericht van de te houden Algemene Vergaderingen.

Hij zorgt voor publicatie van het rooster van aftreden.

 

PENNINGMEESTER

Artikel 14

De penningmeester beheert de financiën van de vereniging.

Hij int de voor de vereniging bestemde gelden, betaalt de schulden en houdt hiervan een deugdelijke registratie bij.

Hij is verantwoordelijk voor de gelden en voor de andere bezittingen van de vereniging. Uitgaven kunnen slechts worden gedaan door de budgethouders op voorwaarde van een goedgekeurde jaarbegroting.

Hij legt in de ledenvergadering, tevens resultatenvergadering, na afloop van het verenigingsjaar een schriftelijk verslag voor over de financiële gang van zaken tijdens het afgelopen boekjaar. Na goedkeuring door de vergadering wordt dit verslag ondertekend door voorzitter en secretaris.

Voorafgaand aan het boekjaar legt hij een begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar voor aan de Algemene Vergadering, tevens begrotingsvergadering.

Hij houdt het bestuur eens per kwartaal op de hoogte van de financiële toestand van de vereniging.

Bij aftreden blijft hij verantwoordelijk, totdat alle onder zijn berusting zijnde middelen door de kascommissie zijn goedgekeurd en hij deze heeft overgedragen aan zijn opvolger en deze ook zijn aanvaard.

 

OVERIGE BESTUURSLEDEN

Artikel 15

De bevoegdheden en verplichtingen van de andere dan in de artikelen 11 tot en met 14 van dit reglement genoemde bestuursleden worden, met inachtneming van de bepalingen van de Statuten en dit reglement, door het bestuur vastgesteld.

 

BESTUURSVERGADERINGEN 

Artikel 16

Overeenkomstig artikel 11 van dit reglement worden bestuursvergaderingen door de voorzitter belegd. Op verzoek van tenminste drie leden van het bestuur is hij verplicht dat te doen. De agenda van de vergadering wordt tijdig aan de bestuursleden ter kennis gebracht. Een bestuursvergadering is slechts geldig, indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

In de bestuursvergadering wordt een besluit genomen wanneer de meerderheid van de aanwezige bestuursleden zich met het voorstel akkoord verklaart. Bij staken der stemmen beslist de voorzitter.

 

VOORSTELLEN en KANDIDAATSTELLING

Artikel 17

Ter vervulling van een vacature in het bestuur maakt de secretaris in de schriftelijke oproeping tot de Algemene Vergadering de naam van de kandidaat bekend. Tot uiterlijk drie werkdagen vóór de Algemene Vergadering kan door tenminste vijf stemgerechtigde leden een tegenkandidaat naar voren worden gebracht. Slechts deze tegenkandidaten en de bestuurskandidaat worden in stemming gebracht. Wanneer geen tegenkandidaat naar voren is gebracht wordt de door het bestuur voorgestelde kandidaat bij acclamatie gekozen.

Ieder lid kan het bestuur voorstellen een punt op de agenda van een Algemene Vergadering te plaatsen. Dit voorstel wordt gehonoreerd wanneer het tenminste drie werkdagen vóór de vergadering schriftelijk ter kennis van het bestuur is gebracht.

 

ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 18

Er worden per jaar tenminste twee Algemene Vergaderingen (AV) gehouden. Dit zijn de BEGROTINGSVERGADERING, waarbij ernaar wordt gestreefd om deze te houden tenminste vier weken vóór het einde van het boekjaar, en de RESULTATENVERGADERING, te houden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. De bijeenroeping van een AV geschiedt door bekendmaking van de convocatie en de agenda aan de leden twee weken van tevoren. Ingeval sprake is van mutaties binnen het bestuur, dan wordt daarvan mededeling gedaan aan de leden en wel vier weken voor de Algemene Vergadering, dat met opgave van de rooster van aftreden van bestuursleden en eventuele kandidaten.

 

BEGROTINGSVERGADERING

Artikel 19

In de Begrotingsvergadering worden de begroting, de veld-, zaal- en midwintercontributie en de entreegelden voor het komende jaar vastgesteld. Hiertoe maakt de penningmeester tenminste een week vóór de AV de begroting en de voorgestelde regeling voor contributie en entreegelden bekend aan de leden.

 

RESULTATENVERGADERING

Artikel 20

De agenda van de ingevolge artikel 14 van de Statuten jaarlijks te houden Resultatenvergadering bevat onder meer de volgende onderwerpen: 

-          de resultatenrekening

-          het jaarverslag van de voorzitter

-          het jaarverslag van de secretaris

-          het jaarverslag van de penningmeester

-          de jaarverslagen van alle commissies

-          het rapport van de kascommissie

-          verkiezing van de kascommissie

-          verkiezing van bestuursleden

-          rondvraag.

 

REGLEMENT van ORDE

Artikel 21

De voorzitter verleent tijdens de Algemene Vergaderingen de leden, ouders van aspirant-leden, en desgewenst andere personen, het woord in de volgorde waarin ze dit vragen. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht degene die zich naar zijn mening niet naar behoren gedraagt, het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens beroep van betrokkene op de vergadering.

 

STEMMEN

Artikel 22

Op de Algemene Vergaderingen wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, die door de aanwezigen wordt getekend. De aanwezige stemgerechtigde leden, zijnde: gewone leden, inclusief niet-spelende leden en bijzondere leden, nemen aan de stemmingen deel. Ieder van hen heeft één stem en kan voor ten hoogste twee andere stemgerechtigde leden als gemachtigde optreden, mits daartoe schriftelijk gemachtigd door betreffende stemgerechtigde leden.

Over personen wordt op de vergaderingen schriftelijk, over zaken mondeling gestemd, tenzij schriftelijke stemming wordt verlangd door een meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden.

Wanneer het beleid van het bestuur of van één der commissies in stemming wordt gebracht, zal dit schriftelijk geschieden. De betrokken bestuurs- en/of commissieleden zijn daarbij van stemming uitgesloten.

Over een feit of iets een zaak is, het beleid van het bestuur betreffende, beslist de vergadering; hierbij behouden de leden van het bestuur hun stemrecht.

Niet-geldige stemmen zijn blanco stemmen, met de naam van het stemmend lid ondertekende stemmen, en stemmen van onwaarde.

Vóór de aanvang van een schriftelijke stemming worden door de voorzitter drie personen aangewezen die de stemmen tellen en van de uitkomst van de stemming verslag uitbrengen. De voorzitter deelt daarna de uitslag van de stemming aan de vergadering mee.

De stemmingen bij hoofdelijke oproeping geschieden in volgorde van de presentielijst, met dien verstande dat eerst de leden, daarna het bestuur en tenslotte de voorzitter hun stem uitbrengen.

 

COMMISSIES

Artikel 23

Het besturen van een grote vereniging als Alecto is complex en kan niet binnen één bestuurslaag geschieden. Het bestuur zal zich dan ook bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door één of meer uit de leden en/of niet-leden gevormde commissies. Deze commissies hebben de, door het bestuur gedelegeerde, bevoegdheid om uitvoering te geven aan de bij hen neergelegde taken. Zij hebben een duidelijk inzicht in beleid, organisatie en werkwijze van de vereniging. Zij geven uitvoering aan de bij hen neergelegde taken, mede op basis van de door de AV vastgestelde taakstellende begroting, het meerjaren beleidsplan en de jaarplannen.

De voorzitters van commissies genoemd onder de artikelen 24 en 25 worden benoemd door het bestuur. De overige leden van elke commissie worden aangesteld door het bestuur, na overleg met de voorzitter (tevens bestuurslid) en leden van de betreffende commissie.

De commissies rapporteren aan het bestuur als hoogste beleidsvoorbereidend en uitvoerend niveau binnen de vereniging.

 

Artikel 24

Binnen Alecto functioneren verschillende commissies, waaronder in elk geval een kascommissie. De kascommissie wordt benoemd door de Algemene Vergadering. De samenstelling, taken en werkwijze van de overige (sub)commissies worden vastgesteld door het bestuur in respectieve bestuursreglementen, en worden gepubliceerd op de internetsite van Alecto.

 

COMMISSIE AD HOC

Artikel 25

Het bestuur kan ter behandeling van bepaalde aangelegenheden of ter voorbereiding van bepaalde activiteiten of ter behandeling van bepaalde groeperingen van leden commissies ad hoc benoemen. Taak en samenstelling van een commissie ad hoc worden door het bestuur gepubliceerd op de website. Het bestuur benoemt de voorzitter van de commissie ad hoc en treft maatregelen teneinde een goede voortgang der werkzaamheden te waarborgen.

 

BESCHADIGINGEN

Artikel 26

Ieder der leden kunnen aansprakelijk worden gesteld voor door hem aan de eigendommen en materialen van de vereniging aangerichte schade.

 

CLUBKLEUREN EN KLEDING

Artikel 27

De clubkleuren zijn geel en donkerblauw. Indien bij een uitwedstrijd de ontvangende club ook een geel shirt en/of gele kousen heeft, moet Alecto als bezoekende vereniging een andere kleur shirt en/of andere kleur kousen dragen.

 

CLUBWEBSITE

Artikel 28

Door de vereniging wordt een clubwebsite gepubliceerd, waarvan de kosten ten laste komen van de jaarlijkse begroting.

 

WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 29

Wijziging van het Huishoudelijk Reglement vindt plaats bij besluit van de Algemene Vergadering. Tot wijziging kan slechts worden besloten indien in de schriftelijke oproeping tot de vergadering bij de te behandelen onderwerpen melding is gemaakt dat een of meer - met name genoemde - wijzigingen van dat reglement in stemming zullen worden gebracht.

 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 30

Door zijn toetreden als lid van de vereniging verklaart hij/zij zich te onderwerpen aan de bepalingen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de Alecto Huis- & Gedragsregels, de bestuursreglementen en het wedstrijdreglement. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur is daarbij verplicht van een zodanige beslissing op de eerstvolgende Algemene Vergadering verantwoording af te leggen.

 

 

Augustus 2019